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2017-10-03

「やらないことリスト」を作って生産性アップ!仕事効率化は「やること」だけでなく「やらないこと」を決めるのも大事

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仕事を効率よく進めるためには、Todoリストを作ることが何より効果的とよくいわれます。つまりは、「やること」リストです。でも実は「やること」を決めるのと同じくらいに、「やらないこと」を決めるのも重要であることをご存知ですか。「やらないこと」リストの重要性を解説します。

「やること」だらけではパンクしてしまう

日々の仕事は、会議の打ち合わせから領収証の整理まで、超重要事項も些末なこともたくさんあります。優先順位を決めてリストアップし、時間を割り振りすればクリアできるはず。そう考えて予定を組んでいるのにどうもうまくいかないという人は、「やること」だけではなく、「やらないこと」を考えてみる必要がありそうです。

「やること」をリストアップするのは、要するに「足し算」。足し算ばかりでは、いつかやらなくてはいけないことが溢れてしまうのは当たり前だと思いませんか。リストアップした業務以外にも、やることはけっこう隠れています。電話に出る、メールの返事を書く、SNSをチェックする……。

全てやっていたら、足し算ばかりの人生です。これでは時間がいくらあっても足りるわけがありません。足し算をしたら、引き算もする。これで帳尻のあった人生になるのです。

「やらないこと」を決めるコツ

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時間は有限です。「やらないこと」を決めるコツは何なのかを説明していきましょう。

「やることリスト」の他に「やっていることリスト」も作ってみる

一日の労働時間を8時間と設定して「やることリスト」を作ったとしましょう。8時間きっちりと予定が詰まっていればいるほど、「やらないこと」も決めなければなりません。なぜなら、スケジュールが埋まっているということは、リスト以外のことは何もできないといっていいからです。

リスト以外にやっていることを「やっていることリスト」として書き出してみましょう。「コーヒーを飲む」「仲間と雑談」「メイク直し」……そういったことをやめる必要はありません。どれもリフレッシュのために必要だからです。集中すると決めた時間内ではなく休憩時に行えばいいだけのことです。

「やっていることリスト」のなかでやめるべきことは、例えば「プロジェクト仲間とのチャットチェック」「メールチェック」「電話に出る」「SNSを覗く」など、仕事中についつい中断してやってしまいがちなことです。

「やってることリスト」には、メイン業務以外として捉えていることも書く

また、仕事上のルーチンとして「やっていること」も書き出します。「シュレッダーのゴミ捨て」「領収証の整理」「名刺整理」「机上整理」などなど、ルーチンが時間を削ってしまうことはけっこうあります。

また、否応なくやってることもリストアップしてみます。「部長にコーヒーを淹れる」「みんなに休憩のお菓子を配る」「サービス残業」「休日出勤」……気づいたでしょうか。イヤイヤやっていることって、けっこう多いものです。

「やっていることリスト」から、やると効率が落ちることを省いていく

さて、「やっていることリスト」ができたら、仕事時間を作りだすためにはできればやりたくないことをリストアップします。これが、「やらないことリスト」の材料になります。

「プロジェクト仲間とのチャットチェック」「メールチェック」「電話に出る」「SNSを覗く」などは、誰が見ても仕事の集中のジャマになります。決まった時間にまとめて行うことにして、一つの仕事に集中するべき時間にはやらないことにします。

「名刺整理」など、毎日やらなくても済むことであれば、週に一度まとめて、ということでもよさそうです。曜日を決めてしまえばいいでしょう。

さすがに、部長にコーヒーを淹れるのを明日から辞めると宣言するのははばかられますが、休憩のお菓子は、休憩室に「ご自由にどうぞ」と貼り紙しておけば済むことですよね。また、サービス残業も休日出勤も、本当はやりたくないですよね。仕事の効率化を思えば、やるべきではありません。

「やらないことリスト」を作ってみよう

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さて、これで「やらないことリスト」の材料はできたでしょう。「集中している間は電話に出ず、あとで折り返す」「名刺整理は木曜日だけ」「サービス残業はやらない」「休日出勤はやらない」「飲み会には出ない」。

「やらないことリスト」は、書き出してみると、周囲の人からはちょっと反感を持たれてしまいそうな内容も書くことになります。本当は、Todoリストと同じように常に見える場所へ貼り出したいところですが、内容によってはふさわしくありません。自分だけに見える位置に置いておくのがいいでしょう。

おわりに

「やることよりも、やらないことを決める方が難しい」と感じた人が大半ではないでしょうか。しかし、やらないことを決めなければ、やることを確実に行うことはできません。充実した人生もまた、訪れなくなってしまうでしょう。強い意思で、自分に「No」を突きつけましょう。


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