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2017-10-21

仕事の生産性が高い人にみられる8個の共通点

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生産性を高めて、できた時間でプライベートを充実させたい!だけど、現実は厳しい…と頭を抱えている方は、周りを見渡してみてください。仕事が速いあの人は、ただ優秀なだけではなく、生産性を高めるコツを実践しているはずです。仕事の生産性が高い人に見られる共通点をまとめました。

仕事が速い人は生産性を高める習慣を身につけている

あなたには、何か習慣がありますか。「そんなたいそうな習慣はない」と思う人でも、毎日歯を磨く、お風呂に入るなど当たり前の習慣は続けているかと思います。生産性を高めるためのコツも、習慣として身につけてしまえば続けるのが楽なはずです。

仕事の生産性が高い人の共通点は、並べれば数多くあります。そんな効率アップのためのコツを習慣化して、仕事をバリバリこなしましょう。

仕事の生産性が高い人にみられる8個の共通点

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マルチタスクをしない

一度にいくつもの物事をこなすのが、マルチタスクです。例えば、プレゼン資料のレイアウト中にメールを流し読みし、さらに電話に応対するといったことが日常茶飯事の人はいませんか。

マルチタスクができれば仕事が速くなる、というイメージがありますが、それは大間違いです。人間の脳は一つのことにしか集中できないという研究結果があります。マルチタスクは同時に複数の物事を行っているように見えて、実は短い集中を繰り返しているだけなのです。それでは、脳に負担がかかります。

仕事の生産性が高い人は、一つの物事に集中している間は、余計なことをしません。メールチェックや電話は、一区切りがついてから。一見効率が悪いように見えますが、そのほうが、ずっと多くの仕事をこなすことができるのです。

ゴールを設定して仕事に取り掛かっている

生産性が高い人は、時間の大切さをよく知っています。「この仕事を2時間で終わらせる」「このプレゼン資料は明日までに仕上げる」と、締め切りなどから逆算して個々の仕事のタイムアップを設定しているのです。

無理なく、それでいてだらけることのない適切なゴールを設定して仕事にかかれば、仕事があふれておぼれてしまうことはないでしょう。自分の仕事にかかる時間をよく知っているのですから、本物のプロとも言えますね。

スケジューリングを怠らない

生産性が高い人は、スケジュールを組むことを怠りません。月単位、週単位はもちろん、一日のうちでも時間を区切ってスケジューリングをしています。

「時間割を組むのは学生まで」と、ちょっとだけバカにしていませんか。スケジューリングは、実は人生の基本。働きながら子育てをする主婦などは、実に分単位でスケジュールを組み立てている人も多いのです。そうしなければ、とても回らないという声は少なくありません。

効率的に仕事をしようとする人は、スマホでもアナログでも、とにかくすぐにアクセスできる場所に予定表を置きます。そして新しい仕事が入るたびに、すぐ組み換えを行っているはずです。

70点でも提出してみる

仕事ができる人は、自分自身が100パーセント納得できる仕事をしているとは限りません。自ら定めた制限時間が来たら、「まだ力を出し切ってない」と思えてもいったん仕事を締める潔さを持っています。それは、「自分にとって満点な資料が、提出する相手にとっても百点満点とは限らない」ということを知っているためです。

「ありったけの力を振り絞り、満点の仕事をしたい」と考え、仕事に時間をかけすぎてしまっていませんか。実はそれは、自己満足がほしいだけかもしれません。熱がこもるとかえって偏った表現になったり、思い込みで突っ走ってしまったりしがちです。

生産性が高い人は、客観的にものを見ます。自分にとって70点でも、自ら定めた期限が来ればとりあえず提出してみるのです。それで通らなくても、相手の要望に合わせた微調整を行うだけで済むので、過度に時間がかかることはありません。

やるべきことをリスト化する

仕事の生産性が高い人は、一日のスケジュールを手近な紙に書き出し、やるべきことをリスト化しています。達成させた項目から順につぶしていくことで、一日の仕事をこなしているのです。

面倒な仕事を後回しにしない

面倒な仕事は、ついつい後回しにしがちです。その結果、時間が足りなくなってしまう、という経験をしたことのある人は多いでしょう。

仕事のできる人は、面倒な仕事こそすぐにとりかかります。ちょっと手を付けてみることで、「この仕事には、あとどのくらいの時間がかかるのか」「どんな資料を用意してくればいいのか」といったことを知るのです。面倒な仕事の内容を可視化して、一日のうち少しなりとも作業を進められる時間帯を作るのが、賢いやり方です。

できないことは断る

生産性が高い人は、常に自分にできることとできないことの線引きを知っています。スケジューリングを怠らないので、新しい仕事を依頼されても締め切りまでに終わらせられるのかが、たちどころにわかるのです。

ただわかるだけではありません。「私には無理です」ときっぱり断ることができます。しかし、上司の不興を買うようなことはありません。「他の仕事を抱えているから、この締め切りでは無理」と、具体的にできない理由を述べられるためです。上司も、それを聞けば「サポート人数を増やそう」「締め切りを延ばそう」と、何らかの対策を示すことができます。

整理整頓をしている

仕事ができる人の机周りは、きれいに整理整頓されています。机上に何もないというよりも、よく使う資料や文房具はすぐに手の届くところに置かれ、余計なものがないという人が多いはずです。必要なものがすぐに見つけられて、探し物をする時間が省けます。

生産性が高い人の習慣から学ぼう

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ここに紹介した習慣のほかにも、仕事が速い人の行動を見ていると「なるほど」とうなずけるような仕事のコツを見つけられるかもしれません。先輩に一日中密着して仕事ぶりを学ぶことをシャドウイングといいますが、ときには「シャドウイングさせてください」と、デキる人に頼むのもありでしょう。

おわりに

仕事の生産性が高い人に見られる共通点のなかには、「自分も実践しているのに、なぜか仕事が終わらない…」と思うようなものもあったかもしれません。そんなときには、能力以上の仕事をたくさん抱えていないか、立てたスケジュールに無理はないかを考えてみましょう。自分の力量を正しく知ることも、生産性アップには欠かせない要件です。


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