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2017-02-22

業務効率化を高めるために実行したいPDCAを回す5つのポイント

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業績改善のため、PDCAのフレームワークを導入している会社は多いでしょう。しかし、PDCAをうまく業務効率化に役立てられているかというと、残念ながらそうではない会社が少なくありません。

業務効率化を高めるため、PDCAを回すポイントをお伝えします。

PDCAとは

PDCAとは、ただ業務を繰り返すだけではなく、評価と改善を入れながら業務を回していくことで仕事の質を高めるための仕組みです。Pは「Plan(計画)」、Dは「Do(実行)」、Cは「Check(評価)」、Aは「Action(改善)」をあらわします。

まずは初めの「Plan」により目標設定を定め、行動計画を練ります。

そして「Do」により計画に沿って実行し、計画通りにいかないような場合はうまく現場調整をしながら業務を遂行します。

次に「Check」によって業務を振り返り、課題を洗い出して分析します。

最後に「Action」により、分析結果をもとに改善策を盛り込んだ新しい行動計画を作成します。

PDCAを上手に回せている企業は少ない

PDCAは企業経営の基本となる考え方の一つなので、日々PDCAを回しているという企業は多いことでしょう。しかし、本当に上手にPDCAを回せている企業は多くありません。そのつど業務改善ができていれば業績に上向きの変化があらわれるはずですが、必ずしもそうなってはいないでしょう。

小さなことの積み重ねが、大きな業績アップにつながります。そのためにも、PDCAを回すためのポイントをおさえておきましょう。

効果的にPDCAを回すポイント

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明確に目標を定める

まずは「P」計画について考える際に、「何のための計画か」を明確化することが必要です。つまり、はっきりとした目標を定めるのです。

例えば営業計画であれば、「業績をアップさせる」という漠然とした目標になりがちですが、これではゴールが見えません。部署全体では「今期の売り上げ目標○億円を達成する」、個人単位では「部署全体目標○億円のうち、○千万円を個人売り上げとして達成する」と、「いつまでに」「誰が」「どれほどの数字を」目標とするかを明確にします。

具体的に「P」行動計画を立てる

目標が明確になったら、目標に行きつくまでの行動計画を具体的に作成します。目標の数字に行きつくためにはどんなことが必要で、そのためにどんな行動をすればよいかを洗い出しましょう。

「今期売上○億円達成のためには、平均して○百万円の見積もりになる案件を○件獲得しなければならない。そのためには部署全体で週に○件のアポイントが必要で、成功率は○%」と、これまでの業績などから必要なプランを叩きだします。

「P」を実践可能な「D」に落とし込む

「週に○件のアポイントが必要で、成功率は○%」というプランのままでは、社員はどう動くべきかがわかりません。「1日○件のアポイントをとるため、○件の訪問または○件の営業電話」など、具体的な行動に落とし込めるまで計画を練りましょう。

なお、個々人の営業能力には差があります。ベテランと新人、営業トークに長けている者、口下手だけれど誠実な印象を与える者などさまざまです。確実に目標を達成するためには、平均的な数字や行動を振り分けるよりも、個々人のやり方で達成してもらうほうがよい場合もあります。

部署全体のほか、個人単位での行動計画を考えてもらうと、より効果的です。

とくに「C」と「A」を意識する

入念にプランを練り、それを実行することには長けていても、それを振り返り改善策を次の計画に盛り込む力のない企業が多いように見受けられます。正しい改善策を見つけなければ、繰り返しPDCAを設けたとしてもあまり効果的ではありません。

行動の結果をもととして問題を検証し、次の改善策を練る時間を大切にしましょう。反省会議にはなるべく多くの社員を集め、次の計画のために何を盛り込んだらよいかを中心的に議論します。

このとき、目標達成に至らなかったことを責めたり、各人が反省の弁を述べたりする必要はありません。あくまで客観的に数値と検証結果を捉え、これからのことについて考えましょう。そのためには「反省会議」という名称もやめて、「対策会議」「改善会議」などとしたほうがいい場合もあるので、適宜検討してください。

定点観測を繰り返す

PDCAが1周し、目標達成率があまりに低かった場合は、やり方そのものを大幅に変えたくなってしまうかもしれません。しかし、その気持ちをまずはおさえましょう。指針を丸ごと変えてしまうと、以前の取り組みとの比較ができなくなってしまうからです。

PDCAのサイクルは、何度も繰り返して初めてその成果や意義がわかってくるものです。繰り返すことに価値があるといっても過言ではありません。

そのためにも、初めの目標設定やプランの立て方には慎重になりましょう。「とりあえず回してみる」という気持ちで漠然とした計画を立てると、PDCAそのものに意味がなくなってしまいます。

おわりに

PDCAが効果的に回れば、個々人の頭にもそのサイクルが叩きこまれ、自然と仕事のスキルがアップしていくという効果が生まれます。個々人のスキルアップが全体の業績改善につながることは、いうまでもないでしょう。

PDCAを回すことで、会社全体の空気の流れを変えていきましょう!


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