人事評価制度TOP > 人事評価制度の教科書 > コラム > 部下と心が通い合う!信頼関係を強固にする「面談シート」の作り方

2017-08-22

部下と心が通い合う!信頼関係を強固にする「面談シート」の作り方


f:id:urj:20160926163329j:plain

人事評価制度を効果的に運用するためには、上司と部下の強固な信頼関係が不可欠です。良質な信頼関係を築くためにも、頻繁に育成面談を設けましょう。育成面談の際には、「面談シート」を作成し、手順に従って進めると効果的です。

本文中で紹介している各種シートは下記よりダウンロードしていただけますので、ぜひこちらを見ながらご覧ください。

【無料】資料ダウンロードはこちら(zipファイル)

面談の目的は評価ではなく成長支援と意思疎通

一般的な育成面談は、評価結果を伝えることに重点が置かれがちです。しかし、それだけでは部下のやる気がそがれることになりかねません。面談を「成長支援の場」と位置づけ、時機の課題や目標を明確にすることを主眼に置きましょう。

また、面談によって上司と部下のコミュニケーションが確実に取れるのはとても良いことです。充実したコミュニケーションこそが、本人のやる気につながり、組織の成長につながります。しっかり取り組んでいきましょう。

「面談シート」を作る意義

面談シートは、育成面談の流れを明確化し、課題や成長目標をハッキリさせながら面談するためのツールです。このシートを作成しないと、評価の根拠があいまいになってしまったり、成長目標が示せない場合が多いため、部下の不信感が募る結果となってしまいます。

また、面談シートを作成している上司は、面談のストーリーをあらかじめ描けてから面談にのぞむことができます。そのため、面談時間の短縮につながるばかりか、シートを見ながら面談をすれば、部下は「自分のために時間をかけて考えてくれている」と上司への信頼を高めるでしょう。正しく明確な目標設定ができれば、やる気を高める面談になると思います。

面談シートは、社員本人の納得度と成長に大きく影響してくるのです。

「面談シート」の作成方法

f:id:urj:20160926163408j:plain

面談シートは、実際に面談を行う直属の上司が作るのが基本です。全体の人材育成会議を行った後、その内容を踏まえて面談シートを作成します。内容は、例えば以下の通りです。

1 導入時の話題作り

まずは、場の雰囲気作りのために軽い話題から入ります。家族のことや、趣味についてなど世間話をしながら、本人の今の体調ややる気の度合いについて推し量ってみましょう。

2 面談の趣旨の伝達

この育成面談の場は、あくまで「成長支援の場」であることを再確認してください。なかなか浸透しないことが考えられるので、しつこいくらい毎回伝えるようにします。

3 四半期を振り返り全体的に良かった点、褒めたい点

まずは、良かった点を3点ほど挙げながら話を進めます。全体的に良かった点、褒めたいところから伝えると、相手が話を受け入れる体勢になってくれます。

4 評価項目のなかで良かったもののうち、具体的に伝えたい点

次に、情報収集能力や営業成績について、とくに気になる3~4項目を抜粋し、評価内容を具体的に伝えます。判断事実が詳細であるほど、社員の納得度は高まります。

5 改善してほしい点、上司として気になった点

良かった点と同じように、改善点も3~4点を伝えます。客観的に見てあまり達成できていないにもかかわらず、自己評価が高いような場合は、本人の判断理由を引き出しましょう。ここで重要なのは、批判することや注意することではありません。コミュニケーションを取りながら対応することが肝心だということを忘れないでください。

6 質疑応答

評価に関する説明が終了したら、評価全体について質問がないかどうかを確認します。社員が、本当に納得できているかどうかを見極めましょう。

7 次の四半期の個人行動目標

評価結果を踏まえて、何から手をつけるべきかを明確にしたうえで、次期の目標を決めましょう。達成レベルと期限を明確にし、本人に意識づけをします。

8 締めくくりの励まし

最後に、面談を締めくくるにあたって伝えたいことを告げて終了します。モチベーションを上げるため、プラス面を告げて終了することが大切です。「忙しいなかで大変だろうけど、一緒に頑張ろう」など、上司がそばについていることを伝えましょう。

まとめ

評価を育成に結びつけるためには、最低でもこれだけのことを考え、伝える必要があります。やる気を引き出すストーリー仕立ての面談シートを活用し、「面談は成長支援の場である」ことを社員に徹底させましょう。

面談シートの使い方や、面談の運用方法についてもっと詳しく学びたい方は、日本人事経営研究室代表 山元浩二の著書「図解 3ステップでできる 小さな会社の人を育てる「人事評価制度」のつくり方 CD-ROM付」をお求めください。

人事評価制度の導入から定着まで、具体的かつ実践的に案内しています。


人事評価制度策定に役立つ各種テンプレート無料プレゼント

カテゴリー

日本人事経営研究室の書籍

このサイトについて

日本人事経営研究室
日本人事経営研究室が運営する人事評価制度をメインテーマとしたブログです。「急成長をしてきたが、社員が増えるにつれて一体感がなくなり、成長率が鈍ってきた」「社員の不満が多く、離職率が高い」「主体性を持って働いてもらいたいが、みんなが受け身で待ちの姿勢…」といった悩みをお持ちではありませんか? そうした課題の解決に人事評価制度が役立ちます。人事評価制度は社員の給料を決めるためだけのものではありません。社員のモチベーションを高め、正しく成長し、やりがいを持って働いてもらうための経営の屋台骨です。「人事評価制度の教科書」では、効果的な人事評価制度の設計方法から、導入・定着までのノウハウを具体的に、わかりやすくご案内していきます。

人気の記事

最新記事

運営会社

人事評価制度策定に役立つ各種テンプレート無料プレゼント