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2017-10-21

書類を探す時間を短縮!仕事の書類整理を効率化する6個のポイント

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「あの書類、どこへしまったっけ?」と、ものを探す場面が一日一回以上あるという人は、書類整理のやり方を見直してみましょう。人は、ものを探すために人生の150日以上を費やすといわれています。探し物の時間を極限までなくせば、仕事の効率化に役立ちますよ。

書類が散らかっていると目的の書類を探すのに時間を浪費する

自分の机の上や引き出しの中を思い浮かべてみましょう。どこにどんなものがあるのか、即答できるでしょうか。いつも探し物をしているという人は、もしかして机上に書類が積み上がり、どこに何があるのかわかっていないのかもしれませんね。もしくは、すごくきれいに片づけてしまって、やっぱり書類が迷子になる事態に陥っているのでは。

全て出しっぱなしにしても、見た目だけきれいに整頓しても、そこにルールがなければ探し物はなくなりません。効率よく書類整理を行うためのポイントをお伝えします。

効率の良い書類整理の仕方6個のポイント

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進行別に分ける

書類整理の基本は、仕事の種類別に分けるのではなく、50音順に並べるのでもなく、時系列をおさえることです。膨大な量の書類を、まずは「進行中」と「処理済み」の2つに分けましょう。

分類が終わったら、「進行中」の仕事の束を、机上や引き出しの中など、よりアクセスしやすいところに置きます。「処理済み」は、例えば机の下などちょっとアクセスしづらいところに置きます。

これでまずは、「今やっている仕事」か「もう済んでいる仕事」かで、書類を置く位置を分けることができました。「あの書類を出さなきゃ」と思ったとき、まずアクセスするべき場所を決めたことになります。

書類は平積みせずに縦置きする

よりアクセスする頻度の高い「進行中」の書類はとくに、平積みをしてはいけません。平積みをすると、下の資料を確認するためにはいったん上の資料を持ち上げなければならず、時間にロスが生まれるためです。書類は、片手でザッとブラウジングできる縦置きが基本です。

見出しやラベルを付ける

書類を縦置きできたら、ファイルに見出しやラベルをつけると、探す時間をもっと短縮することができます。背にラベルを貼れるファイルであれば一目瞭然ですが、「それではかさばってしょうがない」という人は、クリアファイルの左肩にラベルをつけるだけでも十分、探す手間が省けます。

保管のルールを決める

ここで「分類したはいいけど、全ての資料を置くためのスペースがない!」と助け船を求める人もいることでしょう。めったにアクセスすることのない古い資料や、すでに必要ないと考えられるものは、思い切って処分するのが大事です。

ただ、ここで処分するだけにとどまると、また資料が溜まっていってデスクがあふれかえるのは、目に見えています。保管のルールを決めましょう。

例えば「プロジェクトが終了して2年以上が過ぎた紙資料はすべて捨てる」とします。そして、契約書などの重要書類以外は思い切って処分してしまうのです。

保留ボックスを作り期限を決めて保管する

なかには、「この書類、捨ててOK?」と迷うようなものもあるでしょう。迷い始めると、整理に時間がかかってしまいます。小さな保留ボックスを作り、放り込んでおくのがおすすめです。

このとき大事なのは、保留ボックスを大きくしすぎないこと。大きな保留ボックスを作ると、結局は書類迷子がまた生まれてしまいます。保留ボックスがあふれるようになったら、下に溜まった書類は思い切って中身を見ずに処分しましょう。「大事なものを捨ててしまったかも」と思うかもしれませんが、後で困るようなことは、意外とないものです。

デジタルデータ化する

紙の形でなければならない資料は、きっとほとんどありません。スキャンして、デジタルデータで持っておけば、机上はもっとスッキリします。でも、「今度はPC内がゴタゴタしてしまった」ということになりかねませんから、スキャンデータのフォルダ分け、ファイル名の統一化を心がけましょう。

自分がこの先どんなワードで検索するかをイメージして、ファイル名を付けましょう。たとえばフォルダ名はプロジェクト名、ファイル名は少し長くても資料のタイトルをそのままつけるなどすれば、PC内で迷子になることはありません。

上手に書類整理をすれば探す時間を短縮できる

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書類整理のコツは、時系列でざっくり分けて書類の住所を作ってしまい、細かい分類はせずにラベリングを行うことです。そして、過去のものは潔く処分してしまいましょう。

書類整理が上達すれば、何かを探している時間は驚くほど少なくなります。そのぶん仕事の効率アップにつながりますから、「たかが整理整頓」と思わずに、ぜひ取り組んでみましょう。

おわりに

書類整理を行えば、頭の中もスッキリするということを、多くの人が体感しています。「デスクの乱れは心の乱れ」とも、よくいわれる話です。ここに紹介した書類整理術は、とくに難しいものではありません。しかし、実行すれば必ず効果があります。まずは「実行中」と「処理済み」で分けることから始めてみましょう。


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