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2017-11-15

会議時間の短縮に効果的!スタンディング会議を導入する5個のメリット

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仕事効率化のためには、会議時間を短くしなければならない。わかっているけれど、なかなかできない!と思っている経営者やリーダーは多いのではないでしょうか。テレビ会議を導入するより、制限時間を設けるより簡単で効果的な方法があります。それは、立って会議をすることです。立って会議、すなわちスタンディング会議を導入するメリットについて解説します。

ダラダラ長引く生産性のない会議は時間のムダ

今のところ、会議の所要時間は何分でしょうか。「一回の会議に2時間はかかる」というなら、ちょっと時間をかけすぎかもしれません。「制限時間を1時間と設けているけれど、それではなかなか結論が出ない」というところもあるでしょう。時間短縮ができても、成果がなければ生産性はゼロ。長い会議よりも悪いかもしれません。

会議に参加している社員が何をしているか、よく見てください。座ったまま、ボーッとしてはいませんか。なかには、PCに何やら打ち込んでいる社員もいるかもしれませんね。議事録をまとめているのではなく、会議とは関係ない作業をしているのかも…。ダラダラ会議を今すぐやめて、「今日は気分を変えて、立って会議してみませんか?」と提案してみましょう。スタンディング会議の始まりです。

スタンディング会議をする5個のメリット

集中力が上がる

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普段から座っての作業が多い人は、血流が滞っている可能性があります。ときどき立ち上がるだけでも血流がよくなりますが、スタンディング会議であれば、その効果は抜群です。血流がよくなれば、脳に血流が巡り、集中力が大幅にアップします。座り仕事が多い部署ほど効果があるでしょう。

会議時間を短縮できる

長時間立っていると、当然のことながら疲れてきます。みんな「早く終わらせたい」という気持ちになるため結論を促すための発言が多くなり、自然と会議時間を短縮できます。

移動しやすい

立っていると、次のアクションに移りやすいですよね。発表者が登壇したり、立ち上がって質問したりする手間が省け、時間短縮につながります。

お互いの距離が近くなって話しやすい

立っているときのほうが、座っているときよりも距離を詰めやすいという特徴があります。単純に、遠くにいる人よりも、近くにいる人のほうが、話しかけやすいと思いませんか。発言が促され、会議が活性化します。

会議中の内職を防げる

NTTデータが2012年に調査したところによると、会議中に内職を行っている人がいる企業は、4割にものぼりました。 スタンディング会議では議論が活性化するので、内職をする人はその場から浮いてしまいます。ふだん内職屋の人に、特別注意をせずとも会議に参加してもらうことができるのです。

少人数で迅速な意思決定が必要な会議に効果あり

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スタンディング会議のポイントは、少人数で、迅速な意思決定が必要な会議のときに効果があるということです。大人数になってしまうと、後ろの人は会議の動きが見えづらいですし、距離の遠い人が出てきてしまいます。

また、じっくりアイディアを出し合おうとするときなどは、スタンディング会議の良さが、逆に仇となってしまいます。「足が疲れたから早く終わらせたい」と思うあまり、畳みかけるような議論になってしまうことは否めません。スタンディング会議は、より効果のあるケースを見極めて行いましょう。

座る会議をやめるだけで生産性が向上する

ただ立って会議をするだけなら、何らかの備品を買うまでもありませんね。ゼロ円で生産性が向上する、とてもお得な仕組みといえます。立ち会議に慣れたら、今度は立ちミーティング用の高いテーブルを購入し、メモを取りやすくして見ましょう。より効率がアップすること、間違いなしです。

おわりに

スタンディング会議は、社員の健康のバロメーターみたいなもの。30分、40分ほどの会議でも立っていられない社員が出たときには、体力づくりを促しましょう。体力がつけば、健康になるばかりではなく、より効率よく仕事をこなすことができますよ。ただ、貧血の女子社員のために、折りたたみイスなどを用意しておく心配りは忘れずに!


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