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2017-05-17

プロジェクト全体を俯瞰して課題を”見える化”するSIPOC分析の手順

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多くの社員が関わるプロジェクトを実行していると、連携がうまくいかない、作業が滞る、何のために今この作業をやっているのかわからない……といったことが起こりがちです。

そんなとき、仕事の全体を俯瞰して課題を洗い出せるSIPOC分析という手法があります。今回はその手順について解説しますので、気になる方は、ぜひ参考にしてください。

SIPOC分析はプロジェクト全体の課題解決に役立つ手法

SIPOCは「サイポック」と読みます。5つのアルファベットは、課題解決のために整理すべき5つの要素の頭文字を表しているものです。

それぞれどんな意味なのか、課題解決のための分析手順は何か、順を追って紹介しましょう。

SIPOCそれぞれの意味

SIPOCそれぞれの意味をわかりやすくするために、プロジェクト事例を設けましょう。

あなたはあるホームページを立ち上げるプロジェクトの一員で、トップページのデザインを担当するデザイナーです。個人レベルでのSIPOCを考えてみます。

S:Supplier(供給者)

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S「供給者」は、「その仕事をあなたに渡すのは誰か」を表します。プロジェクトリーダーからかもしれませんし、顧客と直接やりとりをするということもあるでしょう。

誰から仕事をもらえるのかが明白でなければ、「いつ、誰から連絡が来るのかな」とイライラしてしまいますね。

I:Input(インプット)

I「インプット」は、S「供給者」から受け取る材料を指します。材料が揃っていなければ、仕事は滞ってしまいますよね。

受け取るべきものが事前に分かっていて、S「供給者」に明示できれば双方ともに仕事がしやすいことでしょう。

P:Process(プロセス)

P「プロセス」は、業務の内容であり、改善すべき仕事そのもののことを指します。

この事例であれば、HPのトップページデザインを作成するための、一連の業務の流れのことです。

O:Output(アウトプット)

O「アウトプット」は、Pによって得られる成果物を指します。例えばプロジェクトリーダー(S)からラフデザインの依頼があり、指示や要望(I)を受け取ったとしましょう。

この場合、ラフデザインを作る作業(P)を経て、出来上がったラフデザインがOとなります。

C:Customer(顧客)

C「顧客」は、Oを渡すべき相手です。この例の場合は、プロジェクトリーダーになるでしょう。

リーダーへ渡したラフデザインにOKまたは修正点が出たら、それに従ってデザイン作業を進めるよう指示があるはずです。そこから、またSIPOCのサイクルが始まります。

プロジェクト全体におけるSIPOC分析で全体を俯瞰する

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先の事例は、わかりやすくするために個人の仕事におけるSIPOCを挙げてみました。

プロジェクトにどんな問題があるかを見える化し解決するには、プロジェクト全体のSIPOCを描き出し、それぞれの作業について業務の滞るところはないかを洗い出さなければなりません。

また、これは大きな仕事になるほど手間がかかります。しかし、チーム全員が全体を俯瞰し、問題が生じたときに「どこがうまくいっていないのか」をそれぞれが検証できる良い手段です。

SIPOC分析の手順

SIPOC分析には手順があり、このアルファベットの並び順では行われません。手順には2通りがあります。

1つは、まず仕事内容と手順(P)を明確にすることから始める「POCIS」。2つめは、まずは顧客を定義することから始める「COPIS」。

「POCIS」は、すでにある業務プロセスを改善させるために最適な手法です。一方、「COPIS」は、新しいプロジェクトを立ち上げるときに、顧客のニーズを重視したプロセスを設計するために向いています。

プロセスの全可視化が大切

すでにある業務の課題点を見つけ改善したいなら、まずは現状のプロセスから洗い出す必要があるでしょう。

誰が何を誰から受け取り、成果物を誰に渡すのか。その業務は全体の流れの中でどんな役割を担っているのか。これらが見える化すれば、曖昧になっている部分が必ず出てきます。

全て明確にし、問題解決に向けて対策を立てましょう。

おわりに

SIPOC分析は、ITや物づくりの現場だけではなく、新店舗開発やイベント設営、新卒者採用プロジェクトなど様々な場面で使えます。全体の連携がとれていないと感じたら、まずは「P」の明確化から始めてみてはいかがでしょうか。

社員としても、自分が全体のプロジェクトの中でどのような役割を担っているのかが明確になれば、より仕事に誇りを持て、モチベーションが高まります。SIPOC分析を行ったら、わかりやすい形でチーム全員と共有することが重要です。


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