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2017-03-10

社内コミュニケーションを活発化!フリーアドレス制を導入するメリットとデメリット

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ベンチャーやITをはじめとした企業で、フリーアドレス制の導入が始まっています。社内コミュニケーションを活性化させるといわれるフリーアドレス制には、他にどんな特徴があるのでしょうか。そのメリットとデメリットをまとめました。

フリーアドレス制とは

フリーアドレス制とは、各社員が固定席を設けず、毎日席を変えて仕事をする勤務形態です。多くは長いテーブルにイスだけが備えられており、個人の資料を置くための袖机などは一切ありません。出勤したら、その日の仕事のための資料とノートパソコンを持って、好きな席へ着くことになります。

フリーアドレス制のメリット

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社内コミュニケーションが活発化する

隣の席に座るのは、自分の部署の人間とは限りません。部署や階級の垣根を越えたコミュニケーションが可能です。「他の部署の人間や仕事を知らない」という状況から解放され、横のつながりがより強化されます。

固定席と会議室が不要になることによる省スペース化

固定席をなくせば、各部署にある予備の固定席などのスペースをなくすことができるほか、資料を置くためのスペースや袖机も不要になるため、ぐっと省スペース化します。

また、席が自由に選べれば、複数の部署が参加するプロジェクトのミーティングなどをセッティングするのが簡単になります。その時間帯だけ、人数分の席を押さえていればいいからです。会議室を別に設ける必要がなくなります。

コスト削減につながる

省スペース化がはかれれば、コスト削減につながります。もしかしたら家賃の安いところに引っ越しできるかもしれません。

なお、スペースがなければ資料をプリントアウトして持っておこうという思考にならないため、自然にペーパーレス化が強化できます。印刷代や紙代、破棄代が節約できるでしょう。

リフレッシュできる

フリースペース制は、毎日席替えが行われるようなものです。環境が変わることにより気分転換になり、新しいアイディアが湧いてくる可能性が高まります。あまり知ることのなかった他部署の人との会話も、脳のリフレッシュに一役買うでしょう。

人間関係のストレスが減る

席が固定化していると、周辺の席の人とそりが合わなければ大変です。人間関係のストレスで退職にまで追い込まれる人も珍しくありません。フリーアドレス制なら、そりの合わない人を自然に避けることができます。

整理整頓につながる

席に資料を置いておけないため、社員にものを増やさないようにしようという意識が生まれます。結果、自然と社内の整理整頓につながります。

フリーアドレス制のデメリット

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勤怠管理がしにくい

出勤や退勤はチェックできますが、長時間誰かが席を外していても気づかれにくいという難点があります。結果、生産性を損なってしまっては元も子もありません。その日の自分の席に名札を置くようにするなど、さりげなく勤怠を管理できる工夫が必要です。

改装に伴う費用が必要

各人のデスクを取り払い、部署ごとの仕切りも取り払い、広い部屋に引き出しのない長机をしつらえる必要があるため、大掛かりな改装になります。加えてノートパソコン用の電源も、席ごとに設けなければなりません。

結局、席が固定化する恐れもある

陽当たり良好、景色がよい、または周りに誰も来ず集中できるなど、自分にとって心地よい席が見つかれば毎日そこへ座りたいという気持ちが生まれるのも当然です。そこへ仲の良い者同士が集まり、結局席が固定化してしまう恐れもあります。

フリーアドレス制によって社員がどのようにふるまうかは、導入してみなければわかりません。席が固定化するようなことがあれば、毎日抽選で席を振り分けるシステムを採用するなどの工夫が必要でしょう。

新人が会社になじめるまで時間がかかる

新人のうちは、周りの人間の仕事ぶりを見て仕事を覚えるほか、同じ部署内でコミュニケーションすることが会社になじむ糸口となるという企業が多いでしょう。

完全フリーアドレス制にすると、新人が会社になじめるまで時間がかかる可能性があります。また、指示を仰ぐ人間がそばにいないと、新人の仕事効率は著しく悪化するでしょう。

採用されてから半年は同じ部署の人間と一緒に行動するなど、新人に配慮した席づくりが必要です。社員のほうも新人が隣の席に着いたらコミュニケーションを積極的に取り、新しい人材を全社員で育てる意識づくりが必要となります。

内気な社員のストレスになる

大人しくて真面目な社員は、限られた人間関係を大切にする傾向があります。フリーアドレス制は、内気な社員にとってストレスとなってしまうかもしれません。

その他には、孤立化する恐れもあります。管理職側が社員一人ひとりをよく見て、孤立している社員の横に座るなど、臨機応変に対応することが必要です。

おわりに

インターネットの普及と充実が進んだ現代において、リモートワークやノマドワークなど、各人の事情や個性に合わせた働き方が生産性の向上に役立つといわれています。フリーアドレス制もその一つといえるでしょう。

長く部署ごとのコミュニケーションが主だった会社であればあるほど、フリーアドレス制を導入することは思い切った改革です。しかし、10年後、20年後を見据えた経営をするのであれば、新しい働き方を導入することはメリットが大きいといえるのではないでしょうか。

会社の業態に合わせ、デメリットも十分に考慮したうえで導入に踏み出しましょう。


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